Cloud

F: Wenn ich Skriba Cloud nutze, habe ich dann meine eigene Datenbank oder muss ich diese mit anderen Kunden teilen?

A: Pro Kunde (Firma) wird eine eigene Skriba-Datenbank erstellt. Die Datenbanken der Kunden sind vollständig voneinander getrennt, die Sicherheit ist in jedem Fall gewährleistet.


Trial-Version

F: Kann in Skriba Trial schon der gesamte Funktionsumfang getestet werden?

A: Ja. Zeugnisse können in allen vorhanden Sprachen erstellt werden. Noch nicht in Skriba vorhanden ist beispielsweise die Übersetzung der Oberfläche.

F: Wozu muss ich mich in Skriba Trial jedesmal anmelden, wenn ich etwas ausprobieren will?

A: Skriba braucht auch in der Trial-Version einen angemeldeten User, um überhaupt funktionieren zu können. Ihre Angaben wie E-Mail-Adresse, Vorname und Name werden nur weiterverwendet, wenn Sie «Ich möchte per Mail benachrichtigt werden, sobald Skriba verfügbar ist.» angekreuzt haben. Nutzen Sie alternativ den Link «oder als Gast einloggen» unten auf der Anmeldeseite, um ohne Angaben mit Skriba Trial arbeiten zu können.


Workflow

F: Kann ich den Workflow zwischen der Personalabteilung und dem Vorgesetzten in Skriba Trial schon testen?

A: Nur bedingt, da wir keine in der Trial-Version keine Mails verschicken können. Auf dieser Homepage ist weiter oben beschrieben, wie es funktioniert. Der Workflow ist so einfach und flexibel gestaltet, dass Sie alle möglichen Spielarten abbilden können. 

F: Wenn ich aus der Personalabteilung ein Zeugnis an den Vorgesetzten zur Beurteilung weiterleite, wie wird dieser durch Skriba benachrichtigt?

A: Der Vorgesetzte erhält eine E-Mail-Nachricht mit dem Link auf das zu beurteilende Zeugnis in Skriba. Im E-Mail ist auch der Termin, bis wann die Beurteilung abgeschlossen sein muss, ersichtlich. Der Termin ist auch in Skriba sichtbar. Der Vorgesetzte erhält einen Reminder, falls er das Zeugnis nicht bis zum verlangten Zeitpunkt bearbeitet hat.

F: Muss die Hierarchiestruktur der Firma in Skriba abgebildet werden, damit der Workflow funktioniert?

A: Nein. Ein Zeugnis kann während der Bearbeitung jederzeit an einen beliebigen User von Skriba weitergeleitet werden. Beim Weiterleiten kann noch eine Instruktion mitgegeben werden, damit der Empfänger weiss, was zu tun ist. Die verantwortliche Person in der Personalabteilung sieht in Skriba überdies, bei wem sich ein Zeugnis in der Bearbeitung befindet und kann es jederzeit wieder zu sich zurückholen oder einem anderen Bearbeiter zuweisen. Siehe dazu auch diesen Blogbeitrag «Holacracy und Arbeitszeugnisse - geht das?»


Customizing

F: Können in Skriba die Satzbausteine für die Zeugnisse angepasst oder neue hinzugefügt werden?

A: Ja, entsprechend berechtigte User können bestehende Sätze entweder ändern oder durch neue, zusätzliche Sätze ergänzen. Diese Änderungen und Ergänzungen sind sofort für neue Zeugnisse einsetzbar. Natürlich gelten die Anpassungen nur für die eigene Skriba-Datenbank.

F: Kann ich eigene Texte für die Aufgaben und Verantwortungen meiner Stellenprofile einmalig eingeben oder muss ich das bei jedem neuen Mitarbeiter immer wieder erfassen?

A: Die Aufgaben und Verantwortungen müssen firmenspezifisch auf der eigenen Skriba-Datenbank einmalig importiert (via CSV-Datei) oder erfasst werden, so dass sie bei jedem neuen Zeugnis einfach wiederverwendet werden können. Weichen die Aufgaben bei einem Mitarbeiter von der Norm ab, können die Aufgaben und Funktionen während der Zeugniserstellung einfach überschrieben werden. Die Aufgaben und Verantwortungen können jederzeit ergänzt oder geändert werden.

F: Kann im Zeugnis ein kurzer Textblock für eine Firmenvorstellung (Marketing) standardmässig mitgedruckt werden?

A: Die Firmenvorstellung kann pro Standort individuell in allen Sprachen hinterlegt werden. Sie wird in der Kopf- oder Fusszeile des Zeugnisses eigeblendet. Die Formatierung erfolgt durch die Word-Vorlage.


Beurteilungsssystem

F: Kann Skriba mit einem Beurteilungssystem oder einem Mitarbeitergesprächstool verbunden werden?

A: Diese Verbindung ist - im Moment zumindest - nicht vorgesehen, da es solche Werkzeuge wie Sand am Meer gibt. Wenn sich aber viele Firmen mit dem Wunsch nach einer solchen Schnittstelle bei uns melden und es einen gemeinsamen Nenner bezüglich eingesetztem Tool gibt, können wir die Sache näher anschauen.


HR-System Stammdaten

F: Können die Daten eines HR-Systems wie SAP in Skriba übernommen werden?

A: Momentan verzichten wir darauf, Schnittstellen zu HR-Systemen (SAP, andere) zu bauen. Stattdessen haben wir uns bei der Erfassung der Mitarbeiterdaten auf das Minimum beschränkt, so dass dafür nicht mehr als ein paar Minuten Zeit aufgewendet werden muss. Zudem können Sie die Mitarbeiterdaten einfach importieren mithilfe einer CSV-Datei. Auf diese Weise können Sie die Daten periodisch aktuell halten, Mastersystem bleibt ihr HR-System.


CI/CD meiner Firma

F: Können die Zeugnisse an das CI/CD meiner Firma angepasst werden?

A: Ja, es können auf einfache Weise Word-Vorlagen verwendet werden, in welche die Zeugnisinhalte durch Skriba an der richtigen Stelle und mit der gewünschten Formatierung abgefüllt werden. Auch spezielle Schriftarten können hochgeladen werden, damit die Zeugnisse in Ihrer Hausschrift erscheinen.


Vorlagen und Muster

F: Basieren die Arbeits- und Zwischenzeugnisse auf Vorlagen oder Mustern?

A: Nein, die Arbeits- und Zwischenzeugnisse werden aus einzelnen Sätzen, welche abhängig von den Daten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, seinen Tätigkeiten, der Ausbildung sowie der Beurteilung durch den Vorgesetzten spezifisch gebildet und kombiniert werden. Dies ist eine der Kernfunktionen von Skriba.


Zeugnisse Einzeln kaufen

F: Kann ich anstelle der Jahreslizenz auch eine bestimmte Anzahl Zeugnisse kaufen?

A: Momentan ist diese Möglichkeit noch nicht gegeben. Wir sind jedoch dabei, diese und andere Möglichkeiten zu prüfen. Sobald eine Option für den Kauf weniger Zeugnisse besteht, werden wir dies hier kommunizieren.